Presentaciones digitales: eficiencia y colaboración en la empresa

Presentaciones digitales: eficiencia y colaboración en la empresa
agosto 06, 2021

Es evidente que la forma de trabajar ha cambiado en los últimos meses, y que muchos de esos cambios han llegado para quedarse. Se ha producido un aumento considerable del teletrabajo y eso va a continuar. Las reuniones son una actividad muy habitual en nuestra actividad profesional, y estamos percibiendo un cambio sustancial: antes eran habituales las reuniones largas, basadas en presentaciones, y vemos que están pasando a ser reuniones más versátiles, de estilo colaborativo, que utilizan presentaciones digitales. Y este modelo requiere un tipo diferente de soporte espacial y tecnológico.

 

Nueva fuerza laboral, nuevo entorno de trabajo

Según Futuresource, en 2030 el 75% de la fuerza laboral estará compuesta por nativos digitales. Esto les convierte en elementos clave en cómo cambiará el lugar de trabajo. Este grupo está acostumbrado a trabajar de manera digital, ya que es la primera generación que ha crecido completamente rodeada de este tipo de tecnología. Por eso, un millennial no responderá demasiado bien a una reunión larga alrededor de una mesa de conferencias, siguiendo una presentación convencional.

El nuevo estilo de reuniones está basado en sesiones dinámicas y participativas, con acciones y resultados claros: tormentas de ideas más colaborativas, donde un grupo más pequeño de personas puede debatir y todos pueden participar en la presentación. En este tipo de entorno, es mucho más probable que los empleados se involucren y sean productivos.

Hay un aspecto que ha sido fundamental en tiempos de pandemia: la flexibilidad para acceder a las reuniones. Con la gente teletrabajando, la capacidad de conectarse a una reunión virtual se ha vuelto crucial. Eso se puede hacer a través de una plataforma online —Skype, Teams, Zoom, Google Meet…— o un sistema híbrido, que también incluye una sala de reuniones más pequeña para quienes quieren asistir de forma presencial. Un ejemplo muy ilustrativo: según Reuters, en diciembre de 2019, Zoom reportó 10 millones de usuarios diarios. Tres meses después, la cantidad de participantes diarios de Zoom aumentó a más de 200 millones. Esto fue consecuencia de la pandemia, pero las predicciones apuntan a que se va a mantener un crecimiento significativo.

 

Presentaciones digitales

Este cambio en la forma en que se llevan a cabo las reuniones tiene un impacto directo en las instalaciones y en los directores de Tecnología, que son los encargados de hacer que el sistema funcione. En algunas organizaciones, incluso se han realizado rediseños de oficinas, con más espacios pequeños en sustitución de salas de conferencias más grandes y tradicionales. Esta es una tendencia que también continuará: según Futuresource, el 66% de las empresas dicen que la tecnología dedicada para espacios de reuniones informales es una prioridad media o alta.

Pero, ¿qué pasa con las herramientas de presentación? Aunque la mayoría de las presentaciones todavía se realizan con Powerpoint, los niveles más altos de colaboración necesitan un tipo de pantalla diferente. Es importante que más de una persona pueda realizar anotaciones en la pantalla directamente, por ejemplo. Las personas deben poder conectarse de forma inalámbrica desde sus propios dispositivos (también conocidos como BYOD o Bring Your Own Device) para aportar información. Los miembros del equipo que asisten en remoto deben tener la opción de incorporarse e involucrarse en la reunión.

Esta es, posiblemente, la razón por la que se espera que las ventas globales de pantallas interactivas en 2021 alcance los 2,5 millones de unidades, lo que representa un aumento del 12%.

 

Convertir una pantalla en interactiva

Todas estas funciones son parte del diseño de las pantallas interactivas de Hikvision. El software integrado convierte la pantalla en una pizarra completamente funcional: varias personas a la vez pueden realizar anotaciones y pueden escribir de forma natural en la superficie sensible del punto multitáctil. También permite acercar y alejar el zoom para enfocarse en los detalles.

En el nuevo lugar de trabajo digital, los colaboradores de las reuniones quieren centrarse en la discusión, y no distraerse tomando notas al mismo tiempo. Para que no se pierdan nada, las pantallas guardan la entrada que se crea a medida que avanza la reunión. Casi no hay limitación en la cantidad de páginas almacenadas, y aunque los participantes realicen muchas aportaciones, alargando la reunión, el trabajo se guarda. Luego, el contenido se puede compartir por correo electrónico para obtener más referencias o acciones.

El diseño de la pantalla incluye tecnologías para mejorar al máximo la visión. Tiene resolución 4K ultra-HD, una pantalla de cristal para resistir arañazos y tecnología antirreflejos, por lo que las luces brillantes no afectan a la claridad.

 

Haciendo accesibles las presentaciones digitales

La usabilidad es una parte muy importante del diseño de la pantalla interactiva. Cuenta con comandos señalados con iconos simples e intuitivos, que reaccionan a las acciones de los usuarios. Por ejemplo, el icono de la función de anotación/pizarra aparece cuando se levanta el lápiz, listo para su uso inmediato. Además, el diseño está muy cuidado, para que el espacio de las reuniones sea elegante y eficiente.

El contenido se puede enviar a la pantalla directamente, usándolo como un punto de acceso AP. Esto permite a los usuarios controlar el contenido de su presentación, incluso cuando está en su ordenador portátil o dispositivo móvil. Las pantallas admiten proyecciones inalámbricas de hasta 4 dispositivos simultáneamente, por lo que varios usuarios pueden presentar; eso facilita la colaboración y la tormenta de ideas.

Las pantallas se pueden usar para videoconferencias, a través de las plataformas Zoom, Teams y Webex. Los dispositivos están equipados con una cámara integrada de 8MP, que incorpora la experiencia de Hikvision como fabricante líder de cámaras, lo que facilita la interactividad. También vienen con un micrófono multidireccional, altavoces integrados y caja OPS (compatible con Windows), lo que lo convierte en una solución de videoconferencia completa. Incluso existe la opción de montar la pantalla interactiva en un carrito portátil para moverla y usarla en diferentes estancias.

Todas estas características proporcionan una plataforma flexible para organizar una reunión eficaz en un lugar de trabajo propio del siglo XXI.

El mundo laboral ha cambiado en los últimos tiempos y la situación sanitaria que vivimos ha acelerado esa transformación. Al aprovechar la tecnología de pantalla interactiva, los gestores de las empresas pueden satisfacer las necesidades de los empleados al proporcionar recursos para reuniones flexibles y colaborativas. Las presentaciones digitales pueden ser interactivas y productivas, superando definitivamente la tradicional experiencia que nos da la rigidez de una presentación de Powerpoint.

 

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